Come avere successo nel vostro progetto ERP

Informatica Service
 / 
Image

Per le aziende manifatturiere che si stanno sottoponendo a un processo di selezione di un sistema di Enterprise Resource Planning (ERP), è necessario considerare una serie di elementi critici. Questi fattori critici vanno dall’identificazione degli obiettivi chiave, fino al supporto del top management e insieme risultano la formula del successo della vostra soluzione ERP, e infine per il ritorno dell’investimento per la vostra azienda.

 

Fattori critici di successo del progetto ERP:

 

Supporto dei vertici aziendali( top management)

 

Lo sponsor esecutivo, a volte chiamato il Custode o il Cercatore di Valore, è un membro del team esecutivo incaricato di sviluppare  il documento dei Requisiti. Questo descrive cosa comporta il progetto ERP proposto, perché viene intrapreso e qual è il costo previsto.

Chiunque abbia questo ruolo deve avere una presenza sostenuta dall’inizio alla fine per mantenere lo slancio del progetto. Questa è la persona con la responsabilità generale di assicurare che il progetto ERP realizzi ciò che è stato definito nel Case for Change. Questo include il controllo della tempistica, l’assegnazione delle risorse e la gestione dei rischi. Questa persona ha anche la responsabilità in loco e agisce come unico punto di contatto per gestire i problemi. Se il tuo progetto coinvolge la collaborazione con i partner commerciali, questo è un ruolo importante per il progetto.

Il custode non è la stessa cosa del project manager e non ha necessariamente bisogno di conoscenze tecniche, ma piuttosto coordina le persone e le attività.

Requisiti e obiettivi chiari

 

Quando si definiscono i requisiti, è necessario innanzitutto definire in dettaglio lo stato attuale e poi lo stato futuro desiderato, anch’esso in dettaglio. Se avete fatto questo, allora dovreste avere una buona comprensione dei vostri requisiti aziendali e tecnologici e il percorso per arrivare allo stato desiderato.

Dovete veramente capire come funzionano le regole e i processi del vostro business, e specificare se e come questi cambieranno per raggiungere il futuro stato desiderato. Non è raro che i dirigenti abbiano una visione di alto livello ma non molto orientamento al dettaglio. Perciò, assicuratevi di avere le persone che conoscono i dettagli – che non significa necessariamente lo stesso del know-how tecnico. Quando gli inevitabili, imprevisti cambiamenti spuntano a metà progetto, una comprensione dei dettagli aiuterà anche a trovare modi per affrontare i cambiamenti – che si tratti di un cambiamento di scopo, un passo di processo non documentato, o un cambiamento di priorità/procedure.

 

Modellazione dei processi aziendali

Se pensate a un progetto ERP come alla costruzione di una casa, avete bisogno di un modo per sviluppare i piani man mano che le vostre idee e prospettive si evolvono. Quando si inizia a pianificare una casa non si va direttamente nei dettagli. Si possono avere alcune idee (anche una visione), ma si ha bisogno della guida di un architetto su ciò che è possibile, fattibile e nel rispetto del budget. Quindi si inizia con i disegni che aiutano a decidere l’aspetto della casa, poi si passa ai dettagli tecnici e architettonici, e infine alle specifiche di costruzione e ingegneria.

Con un progetto ERP, avete bisogno dell’equivalente di un progetto di costruzione. Ma in questo caso, i dettagli sono come saranno le strutture, le funzioni e i processi aziendali alla fine del progetto.

Il problema con i progetti software complessi è come comunicare le varie componenti, interazioni, gerarchie e responsabilità a tutte le parti interessate. Avete bisogno di una rappresentazione che catturi tutti questi elementi in un modo che sia chiaro e facile da capire. Questo assicurerà che le varie parti coinvolte possano raggiungere l’allineamento in termini di comprensione comune delle esigenze di business e delle capacità tecnologiche.

Con l’integrazione del business process modelling (BPM) e dell’ERP, queste rappresentazioni visive possono essere fatte. Uno strumento BPM può essere usato nello stesso modo in cui si inizia una casa, con alcuni schizzi iniziali. Permette di vedere il business da un alto livello per assicurarsi che i dirigenti siano d’accordo con il “look” prima di andare più nel dettaglio. Fornisce anche una connessione tra i requisiti di business e le capacità IT.

Gestione del progetto e comunicazione

 

Con una mappa dei processi aziendali dei requisiti di implementazione ERP, un project manager con una comprensione dei sistemi ERP può sviluppare un piano di progetto. Un project manager saprà come spezzare un grande progetto in fasi più piccole, meno complesse e più brevi, e fare piani di emergenza per affrontare i rischi.

Una buona comunicazione è la chiave per il successo di un progetto, e dovrebbe essere parte del lavoro del project manager impostare un piano di comunicazione. Questo piano aiuta ad organizzare e documentare il processo, i tipi e le aspettative per le comunicazioni. Includerà la frequenza delle riunioni – spesso settimanali – ma quando ci si avvicina alla fase di go-live, le riunioni dovrebbero essere giornaliere.

Gestire il cambiamento

 

Le organizzazioni spesso spendono una buona quantità di tempo e denaro lavorando sulla progettazione del sistema ERP per assicurarsi di averlo ottenuto correttamente prima dell’inizio dell’implementazione.

Con un BPM e un ERP integrati, nuove idee e problemi possono essere sollevati dopo la fine dell’implementazione, in modo da poter gestire la riprogettazione, la revisione e l’approvazione.

 

Gestire le persone

 

Un progetto ERP può avere successo o fallire in base all’impegno delle persone che lo usano. Perciò ha senso comunicare con i dipendenti – presto, spesso e in profondità.

Per qualsiasi grande progetto di cambiamento aziendale, a meno che non abbiate tutti coinvolti personalmente, il vostro progetto incontrerà delle difficoltà. Dovete assicurarvi di ottenere input da tutti i membri del team. Il progetto può essere definito correttamente solo se tutti i problemi e i dettagli sono identificati – questo non accadrà se non si tiene conto dell’input di tutti.

Puoi iniziare un progetto con tutte le persone giuste, ma su progetti più lunghi di qualche settimana è possibile che alcuni membri del personale se ne vadano. Quindi devi assicurarti che i cambiamenti del personale incorporino un processo di passaggio di consegne per prevenire l’inerzia del progetto quando qualcuno se ne va e arriva una nuova persona.

 

Formazione e istruzione

 

La fase di formazione e istruzione è spesso inclusa verso la fine di un progetto. Tuttavia, è necessario includerla all’inizio per far conoscere al personale del progetto le informazioni di cui avranno bisogno durante il progetto. Questo include l’educazione sui termini di business, i processi, così come le questioni tecniche.

La fase di formazione e istruzione alla fine del progetto serve al resto dell’organizzazione per capire il nuovo sistema ERP.

Non dimenticare la formazione per il custode. Questa persona potrebbe non avere una buona comprensione del sistema ERP, quindi consideratelo prima dell’inizio del progetto. Questo permetterà loro di promuovere e proteggere il progetto quando necessario.

 

Battere le probabilità di fallimento dell’ERP

Un progetto richiede che il personale e gli esperti si riuniscano su base temporanea per realizzare un cambiamento una tantum che porterà l’azienda a un maggiore successo. È anche un progetto complesso che deve essere gestito nel modo giusto. Seguendo i passi di cui sopra potete assicurarvi che il vostro progetto ERP continui ad andare nella giusta direzione.